Tiruppur के पास एक garment unit ने दो साल पहले अपना पहला export order भेजा था. चालीस cartons, Rotterdam में एक buyer, और एक ऐसी कीमत जिससे सब खुश थे. कार्गो वक्त पर रवाना हुआ. Buyer को वह मिला, उसने inspect किया, और terms के भीतर payment कर दिया.
पांच महीने बाद भी owner अपने IGST refund के पीछे भाग रहा था.
दिक्कत कभी कार्गो थी ही नहीं. Shipping bill पर invoice number वह नहीं था जो उसने अपनी GSTR-1 में file किया था, carrier के export manifest में container number में एक typo था, और इन दोनों में से किसी पर तब तक किसी की नज़र नहीं गई जब तक refund आया ही नहीं. तब तक जो पैसा उसने IGST के रूप में भरा था, वह लगभग दो तिमाहियों तक सरकार के पास पड़ा रहा, और उसके साथ उसका working capital भी चला गया.
पहली बार export करने वाले इसी हिस्से को कम आंकते हैं. भारत से माल बाहर भेजना ज़्यादातर logistics है, और logistics खरीदी जा सकती है. पैसा वापस लाना paperwork की एक chain है, और उसकी हर कड़ी कोई और file करता है.
यह गाइड दोनों हिस्सों से गुज़रती है: कुछ भी file कर पाने से पहले क्या-क्या registered होना चाहिए, इसमें शामिल documents और हर एक को कौन issue करता है, आखिरी तीन दिनों में पोर्ट पर असल में क्या होता है, और refunds तथा buyer का payment आखिरकार इस loop को कैसे बंद करते हैं.
वे चार registrations जो हर चीज़ से पहले आते हैं
इन चारों के बिना system shipping bill को सीधे मना कर देता है. यहां न कुछ negotiate करने को है, न किसी के पास escalate करने को.
IEC, यानी आपका Importer Exporter Code. DGFT से मिलने वाला दस अंकों का code, आपके PAN जैसा ही, online apply किया जाता है और आमतौर पर एक-दो दिन में issue हो जाता है. जिस पेच का ज़िक्र कोई नहीं करता वह यह है कि इसे हर साल अप्रैल से जून के बीच DGFT portal पर confirm करना होता है, भले ही आपके business में कुछ भी न बदला हो. वह window चूक गए तो IEC inactive हो जाता है, और यह बात आपको तब पता चलती है जब कोई shipping bill bounce होती है.
आपके पोर्ट पर AD code registration. आपका bank आपको एक Authorised Dealer code letter देता है. फिर उस code को उसी खास पोर्ट, airport या ICD के against register कराना होता है जहां से आप ship कर रहे हैं. Chennai पर registered होने का मतलब Bengaluru air cargo पर registered होना नहीं है. हर नया पोर्ट एक नया registration है, और किसी नए पोर्ट से पहली shipment ही वह मौका होता है जब यह बात हमेशा सामने आती है, आमतौर पर उसी सुबह जब कार्गो पहले से ही gate पर खड़ा हो.
LUT, अगर आप IGST भरे बिना export करना चाहते हैं. Exports zero rated हैं, लेकिन वहां तक पहुंचने के दो रास्ते हैं. GST portal पर एक Letter of Undertaking file कीजिए और आप बिना IGST भरे ship करते हैं. LUT छोड़ दीजिए तो export invoice पर IGST भरना होगा और बाद में उसे वापस claim करना होगा. LUT मुफ्त है, मिनटों में हो जाती है, और हर financial year के अंत में expire हो जाती है, इसलिए हर अप्रैल इसे renew करना पड़ता है. बहुत सारे exporters सिर्फ इसलिए पूरे साल IGST भरते हैं क्योंकि किसी ने एक form renew नहीं किया.
ICEGATE पर linked आपका bank account. Refunds और drawback उसी account में credit होते हैं जो customs के system में आपके IEC के against registered है. बंद हो चुका account या पुराना IFSC ऐसे refund की एक आम वजह है जो तकनीकी रूप से sanction तो हो चुका है लेकिन आया नहीं.
ये चारों काम quote करने से पहले निपटा लीजिए, buyer के order confirm करने के बाद नहीं. चारों मुफ्त या लगभग मुफ्त हैं, और पहली बार में चारों उम्मीद से ज़्यादा वक्त लेते हैं.
सोलह documents, चार अलग-अलग मालिक
Export का document set तब तक भारी लगता है जब तक आप उसे इस हिसाब से न छांट लें कि हर टुकड़ा कौन बनाता है. फिर यह चार छोटी lists बन जाता है, और उनमें से सिर्फ एक ऐसी है जिसके पीछे आपको सीधे भागना है.
जो आप खुद बनाते हैं. Commercial invoice और packing list ही ज़्यादातर काम करते हैं, और इन दोनों का आपस में हूबहू मेल होना चाहिए. वही invoice number, वही quantities, वही weights, वही HS code, वही Incoterm. इनके साथ पोर्ट तक के road leg के लिए e-way bill और container के verified weight के लिए VGM declaration जोड़िए, जो line तक उनके cutoff से पहले पहुंचनी चाहिए वरना box load ही नहीं होगा.
जो आपका bank बनाता है. शुरू में AD code letter, फिर अगर आप उन terms पर बेचते हैं तो collection या letter of credit documents, फिर पैसा आने पर credit advice, और फिर वह e-BRC जो file बंद करता है. Banks अपनी ही timelines पर काम करते हैं, इसलिए गुंजाइश रखकर चलिए.
जो carrier या आपका agent संभालता है. Booking और cutoff times, वह gate pass जो आपके container को पोर्ट के भीतर पहुंचाता है, रवानगी के बाद bill of lading या air waybill, और vessel के चल पड़ने पर file होने वाला export general manifest. वह आखिरी वाला उनका है, आपका नहीं, और आपका refund उसी पर टिका है.
जो सरकारी systems से निकलता है. आपका IEC, आपकी LUT, customs से shipping bill और let export order, और certificate of origin, या तो किसी chamber of commerce से या DGFT के common digital platform के जरिए, अगर आपका buyer किसी trade agreement के तहत preferential rate claim कर रहा है.
इसके ऊपर product के हिसाब से अलग paperwork बैठता है. लकड़ी की packing के लिए ISPM-15 fumigation चाहिए. Food और agricultural कार्गो के लिए phytosanitary certification चाहिए. Chemicals के लिए MSDS और dangerous goods declaration चाहिए. कुछ buyers loading से पहले third party inspection चाहते हैं. इनमें से कोई भी जल्दी नहीं होता, और ये सब तीन दिन पहले के बजाय तीन हफ्ते पहले arrange करना कहीं आसान है.
जहाज़ से पहले के आखिरी तीन दिन
कार्गो pack हो जाने के बाद पोर्ट पर क्रम तय है. आप इसे आगे-पीछे नहीं कर सकते, और हर कदम अपने से पिछले कदम का इंतज़ार करता है.
Stuffing और VGM. कार्गो load होता है, container seal होता है, और verified gross mass line तक जाता है. LCL कार्गो के लिए यह इसके बजाय consolidator के CFS पर होता है, आपकी नहीं बल्कि उनकी schedule पर.
ICEGATE पर shipping bill file होना. आपका customs broker इसे आपके IEC और AD code के against electronically file करता है. पूरे export में यही सबसे अहम document है, और अगला section बताता है कि क्यों.
RMS routing. Customs का risk management system सेकंडों में तय कर देता है कि आपकी shipment facilitated है या examination के लिए चुनी गई है. Facilitated का मतलब है वह सीधे आगे निकल जाती है. Selected का मतलब है physical examination, जिसमें एक-दो दिन जुड़ते हैं और वहां किसी ऐसे का मौजूद होना ज़रूरी है जो कार्गो खोल सके, दिखा सके और दोबारा pack कर सके.
Let export order. Assessment और कोई भी examination पूरा हो जाने पर proper officer LEO देता है. इससे पहले कुछ भी load नहीं होता. अगर आपका कार्गो LEO के बिना पोर्ट पर पड़ा है और vessel cutoff आज रात है, तो आप अगली sailing पर roll हो रहे हैं.
Gate-in और loading. Container terminal के भीतर और फिर vessel पर जाता है. Gate-in cutoff चूकिए और साथ में port storage charges का खतरा भी उठाइए, जो कमोबेश वैसे ही चलते हैं जैसे वे demurrage और detention के meters जिनमें importers फंसते हैं.
Sailing, और फिर EGM. रवानगी के बाद carrier export general manifest file करता है. आपकी bill of lading भी लगभग इसी वक्त issue होती है, और अगर आप letter of credit के तहत documents पेश कर रहे हैं तो उस पर लिखी shipped on board date मायने रखती है.
गौर कीजिए कि इस list का कितना कम हिस्सा असल में आपका है. कदम दो, तीन और चार customs के हैं, कदम छह carrier का है. आपके control में packing, paperwork की गुणवत्ता और transport है, और बाकी हर चीज़ के लिए आप सिर्फ तैयारी कर सकते हैं.
Shipping bill दो काम एक साथ कर रही है
Shipping bill export करने की customs अनुमति है. यह उसी वक्त वह claim भी है जिसके तहत सरकार आपको पैसा लौटाती है. IGST-paid रास्ते में यह खुद ही refund application का काम करती है, अलग से कोई form file नहीं करना पड़ता. Duty drawback और RoDTEP इसी के भीतर की गई declarations के जरिए claim होते हैं.
इससे वह नियम निकलता है जो लोगों को सबसे महंगा पड़ता है: RoDTEP को filing के वक्त ही claim करना होता है. आप shipping bill में अपना इरादा declare करते हैं. अगर वह declaration छूट गई, तो उस shipment के लिए benefit गया, और बाद में कितनी भी follow-up करने से वह वापस नहीं आता. Export के पतले margins पर एक tick box भूल जाना उस order पर हुई कमाई का एक ठीक-ठाक हिस्सा मिटा सकता है.
Refund वाला पक्ष इस बात पर बंटता है कि आपने कौन सा रास्ता चुना:
| LUT के तहत export | IGST भरकर export | |
|---|---|---|
| आप शुरू में क्या भरते हैं | Export invoice पर कोई IGST नहीं | लागू दर पर IGST |
| आप क्या वापस claim करते हैं | बिना इस्तेमाल हुआ input tax credit | जो IGST आपने भरा |
| आप इसे कैसे claim करते हैं | GST portal पर अलग refund application | अपने आप, shipping bill के जरिए |
| Cash flow पर असर | कुछ भी block नहीं | Refund आने तक cash block |
| आमतौर पर किनके लिए ठीक | नियमित exporters | कभी-कभार export करने वाले, या बड़े ITC balance वाले |
कोई भी रास्ता हर हाल में बेहतर नहीं है. नियमित exporters ज़्यादातर LUT file करते हैं क्योंकि हर shipment पर cash block होना तकलीफदेह है. बड़े input credit balance पर बैठे businesses कभी-कभी IGST वाला रास्ता पसंद करते हैं क्योंकि उसमें refund अपने आप होता है और वह ITC refund application से तेज़ चलता है.
Payment मिलना, और यह साबित करना कि मिल गया
जहाज़ चल पड़ने के बाद दो अलग chains पूरी होनी होती हैं, और वे एक-दूसरे पर निर्भर नहीं हैं.
सरकारी chain matching पर चलती है. आपकी shipping bill को carrier के EGM से मेल खाना चाहिए, और दोनों को उन invoice details से मेल खाना चाहिए जो आपने अपने GST return में file कीं. जब तीनों मिलते हैं, तो refund आपके कुछ किए बिना process होकर credit हो जाता है. जब इनमें से एक भी नहीं मिलता, तो कुछ नहीं होता और कोई आपको फोन भी नहीं करता. Shipping bill और GSTR-1 के बीच invoice number का मेल न खाना अब तक अटके हुए IGST refunds की सबसे बड़ी अकेली वजह रहा है, और EGM की गलतियां उससे ज़रा ही पीछे हैं. दोनों ठीक हो सकती हैं, लेकिन तभी जब आपको पता हो कि वे मौजूद हैं, और इसीलिए sailing के दो-एक हफ्ते बाद refund status जांच लेना उन दस मिनटों के लायक है.
Buyer वाली chain आपकी sales terms पर चलती है. Documents bank तक जाते हैं, buyer उनके बदले या तय credit terms पर payment करता है, और पैसा आते ही आपका bank realisation report करता है और e-BRC generate हो जाता है. वही certificate banking system में export entry को बंद करता है, और अधिकांश export incentive claims के लिए आपको वह चाहिए.
Realisation के बारे में दो नियम अधिकांश exporters की उम्मीद से ज़्यादा मायने रखते हैं. FEMA के तहत export proceeds आम तौर पर shipment के नौ महीने के भीतर realise होने चाहिए. जो bills banking system में उसके बाद भी खुली रह जाती हैं, वे escalate होती हैं, और जिन exporters के unrealised entries जमा होते जाते हैं वे आखिरकार एक caution list पर पहुंच जाते हैं जिससे आगे की shipments काफी मुश्किल हो जाती हैं. उस स्थिति में एक बकाया invoice, पैसा कभी न मिलने के अलावा, आपके IEC से जुड़ी एक compliance समस्या भी बन जाती है.
अगर कोई buyer वाकई भुगतान नहीं कर पा रहा या कोई shipment बिगड़ जाती है, तो अपने bank से जल्दी बात कीजिए. Extensions और write-offs के लिए बाकायदा रास्ते हैं. Caution list पर चुप्पी ही पहुंचाती है.
पांच गलतियां जो पहली बार export करने वालों को असली पैसे में पड़ती हैं
1. Incoterm समझे बिना quote कर देना. जो exporter CIF quote करता है और उसकी कीमत FOB की तरह लगाता है, उसने ocean freight मुफ्त में दे दी. Quote करने से पहले Incoterm तय कीजिए, और साफ-साफ तय कीजिए कि कौन से charges line के किस तरफ बैठते हैं, क्योंकि named terminal उतना ही मायने रखता है जितने वे तीन अक्षर.
2. Invoice और shipping bill को एक-दूसरे से भटकने देना. एक revised invoice जो broker तक कभी पहुंची ही नहीं, weight में rounding का फर्क, बदला हुआ HS code. इनमें से कोई भी refund के वक्त तक चुपचाप पड़ी रहेगी. Filing से पहले commercial invoice को freeze कीजिए, और अगर बाद में वह बदले तो उसी दिन अपने broker को बताइए.
3. यह मान लेना कि port registration अपने आप निपट जाएगा. किसी नए पोर्ट पर AD code registration में घंटे नहीं, दिन लगते हैं, और यह पूरी तरह टाली जा सकने वाली तकलीफ है. जब आप पहली बार उस पोर्ट से ship करने की योजना बनाएं, तभी यह कर लीजिए.
4. Buyer की document list को optional समझना. Letters of credit माफ नहीं करतीं. Description जो LC से शब्द-दर-शब्द न मिले, कोई गायब certificate, देर से की गई presentation, और bank एक discrepancy खड़ी कर देता है. Goods जा चुके हैं, paperwork गलत है, और आपका दबाव खत्म हो चुका है. LC को उसी दिन पढ़िए जिस दिन वह आती है, उस हफ्ते नहीं जब आप ship करते हैं.
5. Refund को तब तक नज़रअंदाज़ करना जब तक वह देर न हो जाए. Refund किसी और का काम नहीं है. Chain में किसी का कोई फायदा नहीं कि वह आपको बताए कि यह अटका हुआ है. हर shipment पर, sailing के बाद status जांचिए, जब तक यह आदत न बन जाए.
Chennai और Bengaluru से यह कैसा दिखता है
Chennai के जरिए sea freight भेजने वाले exporters ज़्यादातर cutoffs ही संभाल रहे होते हैं. Stuffing schedule, VGM cutoff, document cutoff, gate-in cutoff, सब sailing date से पहले और इनमें से कोई भी लचीला नहीं. Factory stuffing आपको उस timeline पर उससे कहीं साफ control देता है कि आप loose कार्गो को CFS तक ले जाएं और उम्मीद करते रहें कि consolidator की योजना टिकी रहेगी.
Bengaluru के आसपास के businesses के लिए बंटवारा शहर से जाने वाले air cargo और Chennai तक truck से भेजे जाने वाले sea cargo के बीच है. Air transit छोटा करती है और पोर्ट वाला क्रम आसान कर देती है, लेकिन वह paperwork की ताल बदल देती है: cutoffs और सख्त होते हैं, airline का manifest उतना ही मायने रखता है जितना किसी shipping line का EGM, और export leg की freight cost इतनी ज़्यादा होती है कि वह आपके buyer के landed cost के हिसाब को प्रभावित करती है. Chennai के रास्ते sea का मतलब है inland leg, e-way bill और उस drive के लिए एक वास्तविक buffer जोड़ना, खासकर monsoon के दौरान.
दोनों ही सूरतों में, काम की व्यवस्था यह है कि export clearance और उसके इर्द-गिर्द की coordination एक ही team संभाले. अगर आप raw material भी मंगाते हैं, तो import clearance भी उन्हीं लोगों से कराने का मतलब है एक ही IEC के against records का एक ही set, जिससे सालाना compliance कहीं कम तकलीफदेह हो जाता है. Space book करने वाले freight forwarder और कागज़ file करने वाले broker को एक ही timeline पर काम करना चाहिए, दो अलग-अलग पर नहीं.
आपकी पहली shipment जाने से पहले
इसे एक बार देख लीजिए और अधिकांश महंगे झटके गायब हो जाते हैं:
- क्या IEC active है और इस financial year के लिए confirmed है?
- क्या AD code इसी खास पोर्ट या airport पर registered है?
- क्या LUT चालू financial year के लिए valid है, या आप जान-बूझकर IGST भर रहे हैं?
- क्या ICEGATE पर दर्ज bank account वही है जो आप असल में इस्तेमाल करते हैं?
- क्या invoice, packing list और shipping bill पर एक जैसे numbers, quantities और weights हैं?
- क्या RoDTEP declaration filing के वक्त shipping bill में जा रही है?
- क्या product के हिसाब से लगने वाले certificates, lead time के साथ, arrange हो चुके हैं?
- क्या document set वही है जो LC या buyer ने शब्द-दर-शब्द मांगा था?
- क्या आपको सिर्फ sailing date नहीं, बल्कि VGM, document और gate-in cutoffs भी पता हैं?
- क्या आपको पता है कि refund status कौन जांच रहा है, और कब?
संक्षेप में
Export दो सफ़र हैं. कार्गो बाहर जाता है, जो दिखने वाला आधा हिस्सा है और वही जिसकी सब planning करते हैं. पैसा वापस आता है, जो वह आधा हिस्सा है जो data matching, bank reporting और ऐसी deadlines पर चलता है जिनकी याद कोई नहीं दिलाता.
पहली shipments लगभग कभी कार्गो पर fail नहीं होतीं. वे किसी lapse हो चुके registration पर, किसी न मिलने वाले number पर, या ऐसे claim पर fail होती हैं जो कभी declare ही नहीं किया गया. तीनों को रोकना सस्ता है और बाद में सुधारना महंगा, जो कुल मिलाकर export compliance का एक ठीक-ठाक वर्णन है.
Trinity Freight Services Chennai और Bengaluru से export clearance संभालती है, जिसमें पहली बार export करने वालों के registrations कराना भी शामिल है. हम shipping bills इस तरह file करते हैं कि refund claims पहली ही बार सही declare हों, और हम shipment को gate पर छोड़ने के बजाय EGM और refund status तक follow करते हैं. अपने अगले export के बारे में हमसे बात करें.